Cómo ordenar y clasificar nuestros documentos

Cuando manejamos ingentes cantidades de documentación, como por ejemplo aquellos relacionados a los impuestos anuales o trimestrales, o nuestras matrículas a cursos y otro tipo de papeleo, nos podemos ver desbordados.

Para evitarlo, tenemos dos opciones: solicitar un certificado digital para intentar manejar toda la documentación posible a través de internet y sin necesidad de impresos, o intentar organizar dichos impresos en la medida de lo posible. Esto último es posible si atendemos a unas pautas de organización relativamente simples. Incluso podemos, si queremos, organizar con antelación nuestro año y echar mano de pequeños créditos online para ello.

Dichos créditos online irían destinados a los recursos materiales siguientes: archivadores y clasificadores, y tal vez incluso agendas electrónicas. En realidad, las agendas electrónicas se están quedando obsoletas o directamente están siendo sustituidas por tablets.

De hecho, podemos incluir una tablet de calidad media en nuestros créditos rápidos online, pues nos servirá para establecer un cuadro de clasificación de archivos con su propia signatura, y consultarlo siempre que queramos de manera muy sencilla. Eso nos lleva al paso preliminar a dicho cuadro de clasificación: la adquisición de los mencionados archivadores y su enumeración.

Podemos establecer la división de archivadores de muchas maneras posibles. Por ejemplo, en función de las instituciones o las organizaciones a las que pertenece el papeleo, siendo un archivador para la documentación de la Agencia Tributaria, otro para la Seguridad Social, otro para la universidad, etc.

También podemos establecer la división según temas: curso universitario, materias de formación concretas, impuestos, sanidad dental, etc. Nosotros decidimos. Lo importante, en cualquier caso, es realizar cuanto antes la clasificación y establecer la numeración, para lo cual podemos comprar pegatinas por un precio insignificante en cualquier papelería.

Al principio, la clasificación de nuestros documentos privados puede parecer algo innecesario.

Sin embargo, con el paso de los años los papeles se acumulan, y nunca sabemos en qué momento vamos a necesitar consultar un documento antiguo, ya sea de otro mes o, peor aún, de otro año. La ordenación de nuestros documentos es una manera de prevenir todo ese caos, y nos será de gran ayuda.